Jak podnieść swoją produktywność? Kilka sprawdzonych trików

Jak podnieść swoją produktywność? Wszyscy chcielibyśmy być bardziej wydajnymi pracownikami. Albo właścicielami biznesów, którzy działają efektywnie na najwyższych obrotach. Większa produktywność to większe przychody. Czy to jednak oznacza, że musimy być jeszcze bardziej zajęci i jeszcze mocniej zapracowani?

Czy trzeba robić mnóstwo różnych rzeczy, aby móc stwierdzić, że wykorzystuje się czas produktywnie? Wbrew pozorom produktywność wcale nie polega na wykonywaniu ogromnej liczby zadań w jak najkrótszym czasie. Produktywność to skuteczne wykonywanie najważniejszych zadań.

Co zrobić, aby szybko podnieść swoją produktywność?

Wstawaj wcześniej

Lubisz wylegiwać się do ostatniej chwili w łóżku? Można się domyślić, że przez to codziennie rano lecisz w stresie do pracy, aby w ostatniej chwili ledwo do niej zdążyć. Choć Twój dzień dopiero się rozpoczął, Ty już czujesz frustrację, napięcie a może nawet i zmęczenie.

Poranne wstawanie ma wiele plusów. Pozwala efektywniej zacząć dzień. To mniej stresu i pośpiechu przed rozpoczęciem pracy. O poranku nasz umysł jest wypoczęty i bardziej otwarty na analityczne myślenie. Wielu znanych ludzi sukcesu preferuje wstawanie o świcie. Michelle Obama,, Anna Wintour, Richard Branson czy Tim Cook to jedne z wielu osób na liście, których wczesne wstawanie było lub jest codziennym nawykiem, pomagającym podnieść swoją produktywność.

Dzięki wczesnemu wstawaniu można poczytać, poćwiczyć, zrobić kilka ważnych zadań czy choćby tylko pomedytować o świcie, aby jeszcze lepiej rozruszać ciało i umysł. Bardzo często wcześniejsze wstawanie jest kluczem do pełnej produktywności.

Zaczynaj dzień od najtrudniejszych zadań

Ponieważ nasz umysł jest najbardziej efektywny w godzinach porannych, planuj dzień tak, aby wykonywać najważniejsze zadania na samym początku. Zrealizowanie od razu najtrudniejszych zadań, pozwoli Ci lepiej pracować po południu.

A przecież w ciągu dnia może Ci wyskakiwać sporo rzeczy, które nie będą ważne, ale będą pilne i będą konieczne do realizacji. I będą one potrzebowały Twojego czasu. Dzięki temu, że pozbędziesz się od razu najbardziej nurtujących myśli i najtrudniejszych zadań dnia, nie będziesz mieć poczucia winy, że zajmujesz się drobnostkami po południu.

Skupiaj się na jednej rzeczy

Rozmawiasz przez telefon i jednocześnie odpisujesz na maila? Bierzesz udział w szkoleniu i w tym czasie skrolujesz Facebooka? A może pracujesz nad kilkoma różnymi projektami w jednym czasie? Bardzo często wydaje się nam, że robiąc kilka rzeczy jednocześnie, efektywniej wykorzystujemy czas. Prawda jest jednak taka, że robiąc kilka ważnych rzeczy w jednym czasie, nie można zrobić tak naprawdę żadnej na 100%.

Obecnie wiadomo już, że kult multitaskingu jest błędny. Robienie kilku rzeczy jednocześnie nie podnosi produktywności. Badania wykazują, że wydajność umysłu i zdolność do zapamiętywania spada o dziesiątki procent, kiedy chcemy aktywnie zająć się kilkoma aktywnościami w jednej chwili. Chyba że dotyczy to prostych zadań, które nie wymagają większego zaangażowania umysłu.

Dlatego, jeśli chcesz podnieść swoją produktywność, naucz się skupiać tylko na pojedynczych zadaniach, aby wykonywać je sprawnie i maksymalnie dobrze.

Wyznaczaj sobie bloki czasowe

Aby poprawić swoją produktywność, skup się na rzeczach, które do tej pory robiłeś mało efektywnie i napraw je.

Gdy rano bierzesz się za pracę, zaplanuj ją w odpowiednich blokach czasowych. Zrób listę zadań. Zobacz, ile masz rzeczy do zrobienia i podziel je czasowo. Ważne jest, aby w czasie jednego bloku (np. “odpowiadania na maile”) nie zaglądać do innych zakładek na komputerze, tylko skupić się na tym konkretnym zadaniu.

Gdy planujesz swój dzień według takiej metody pamiętaj, aby przewidzieć czas na ewentualne poślizgi, nieprzewidziane sytuacje i aby zaplanować również blok czasowy na rzeczy mało efektywne i mało znaczące (każdy z nas traci na nie w ciągu dnia przynajmniej kilka minut, więc nie ma sensu udawać, że pozbędziemy się ich z naszego grafika).

Wycisz wszystko

Postanawiasz się zabrać za najważniejsze zadanie tego dnia. Wiesz, że potrzebujesz przynajmniej dwóch godzin na jego realizację.

Niestety po chwili dzwoni klient, z którym rozmawiasz kilka minut. Potem postanawiasz sprawdzić skrzynkę, więc przy okazji odpisujesz na kilka maili. W międzyczasie zaglądasz na Facebooka, bo musisz być na bieżąco z wydarzeniami. Kiedy znowu chcesz powrócić do ważnego zadania, koleżanka przychodzi po poradę. Potem znowu dzwoni klient, a o 11 zaczyna się spotkanie. Przypominasz sobie jeszcze o zaległym śniadaniu.

Po tych wszystkich czynnościach uświadamiasz sobie, że na zegarku jest już 13:00. Choć zrobiłeś mnóstwo rzeczy i nawet odczuwasz lekkie popołudniowe zmęczenie, nie zrobiłeś tej, która dla Ciebie jest naprawdę ważna. Jesteś w tym samym miejscu z jej realizacją, co byłeś rano. Tylko czas upłynął.

Wycisz telefon. Wyłącz powiadomienia na telefonie. Nic bardziej nie rozprasza niż ciągle dzwoniący telefon czy bez przerwy przychodzące powiadomienia z Facebooka. Ustal zasady z otoczeniem, w których momentach nikt nie może Ci przeszkadzać. Standardowo jesteśmy rozpraszani co kilka minut w ciągu dnia. Po każdym takim oderwaniu się od pracy, nasz mózg potrzebuje kilkunastu a czasem nawet kilkudziesięciu minut, aby powrócić do wcześniejszego stanu skupienia! Gdy mocno skupiasz się tylko na jednym celu i zadaniu, Twój mózg może osiągnąć stan flow, który jest najbardziej produktywnym stanem.

Wyznaczaj priorytety

Rozmawiasz z koleżanką przy kawie 15 minut, a potem uświadamiasz sobie, że nie odpisałaś na ważnego maila. Dajesz się zaczepić sąsiadowi, a potem nie masz chwili, aby oddzwonić do bliskiej Ci osoby. Obiecałeś, że tym razem wyjdziesz z pracy o czasie, ale znów kolega poprosił cię o pomoc, przez co sam nie zdążyłeś ze swoją pracą.

Według macierzy Eisenhowera nasza rzeczywistość dzieli się na cztery rodzaje zadań.

• Jedne zadania są ważne i pilne. I to ich realizacja powinna być priorytetowa.
• W drugiej ćwiartce są rzeczy ważne, ale nie pilne. Czyli mają priorytetowy status, jednak nie są do zrobienia na już.
• W trzeciej części są rzeczy nieważne, ale pilne. Choć mają dla Ciebie małe znaczenie, wymagają Twojego czasu i Twojej uwagi.
• W ostatniej części są rzeczy nieważne i niepilne. Tu można wsadzić wszystkie nieproduktywne rzeczy, jakie zdarza się nam robić w ciągu dnia i które pożerają nasz czas (bezmyślne przeglądanie internetu, nic niewnoszące do życia seriale czy programy telewizyjne itp.).

I choć chcielibyśmy podnieść naszą produktywność, aby dzień skupiał się tylko na zadaniach z ćwiartki pierwszej i drugiej, to niestety nasz mózg lubi sabotować te działania i woli wybierać pozostałe części zadań. Bardzo często jest to też problem wielu pracowników, których miejsca pracy i standardy obowiązujące w firmie, wręcz zmuszają ich do spędzania większości czasu w ćwiartce trzeciej (są to tak zwane działania na “ASAP-ie").

Zastosuj technikę Pomodoro

Technika ta wpływa na produktywność i może być dobrym sposobem dla osób, które nie potrafią pracować w skupieniu przez określony czas. Technika ta wymaga pracy w blokach czasowych po 25 minut każdy, dzięki którym można znacznie podnieść produktywność.

Zacznij dzień od najważniejszego zadania z minutnikiem odliczającym dokładnie czas 25 min. Skup się w pełni przez ten czas tylko na tym jednym zadaniu. Potem koniecznie zrób 5 minut przerwy i zacznij kolejny blok. Po czterech takich blokach czasowych wskazana jest dłuższa przerwa (od 20 do 30 minut).

Mniej znaczy więcej

Zasada 80/20, zwana również zasadą Pareto, to wynik obserwacji, jakie prawie sto lat temu przeprowadził i opublikował Vilfredo Pareto. Wynika z niej, że 80 proc. naszych efektów, uzyskujemy dzięki 20 proc. naszych działań.

To oznacza, że w ciągu dnia robimy tylko 20 proc. rzeczy naprawdę ważnych, które mają wpływ na większość naszych efektów. Jeżeli prowadzisz własną firmę, to najprawdopodobniej właśnie 20 proc. Twoich działań ma wpływ na 80 proc. Twoich przychodów itd. Oczywiście te zależności nie muszą być idealnie równe, ale większość naszych działań w życiu faktycznie ma potwierdzenie w tej metodzie.

W tym przypadku świetnie sprawdza się powiedzenie, że mniej znaczy więcej. Możesz robić mnóstwo zadań w ciągu dnia, ale tak naprawdę tylko ich zdecydowana mniejszość ma prawdziwe znaczenie. Poszukaj zatem swoich umownych 20 proc. Które są naprawdę ważne i dają prawdziwe efekty.

Krótkie zadania rób od razu

Czy zdarza Ci się odkładać niektóre zadania na później?. Zadania takie potrafią się kumulować i rozpędzać niczym kula śnieżna. Potrafimy o nich rozmyślać godzinami, choć ich realizacja może czasami zająć tylko chwilę!

Jest jedna zasada, która pozwala znacząco skrócić i uprościć podejmowanie decyzji. David Allen w swojej książce „Getting Things Done” przedstawia metodę 2 minut. Oznacza to tyle, że jeśli zadanie lub czynność, którą masz wykonać nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, to zrób ją od razu.

Mam nadzieję, że kilka tych prostych trików, pozwoli Ci od razu podnieść swoją produktywność To co, zaczynasz od dzisiaj?

Diana Litwin-Dolezińska, autorka bloga pieniadzjestkobieta.pl